پروفرما چیست ؟

پروفرما یا پیش فاکتور در واقع نوعی سند می باشد که واردکننده کالا به منظور اقدامات اولیه از مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می کند یک فاکتور یا رسید کلی از کالاهای خریداری شده، تعداد کالاها، نوع و جنس آن ها، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا و … تهیه نموده و آن را به وی ارائه دهد.
در واقع پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده تهیه و صادر شده و اطلاعات مختلفی از جمله نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا و … در آن نوشته می شود تا بدین طریق اولین سند از لیست خریدهای خریدار یا واردکننده مشخص شده و به طور واضح و روشنی ثبت گردد.
پروفرما اغلب در حوزه واردات کالا کاربرد داشته و واردکننده کالا از این سند بیشتر به منظور ارزیابی شرایط فروشنده، اخذ مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور و همچنین اقدامات مربوط به تخصیص ارز یا برآورد هزینه های نهایی واردات کالا استفاده می کند. در حالت کلی پیش فاکتور فرم و شرایط واحدی ندارد، یعنی بسته به نوع قرارداد و توافقات دو طرف هر نوع اطلاعاتی می تواند به این سند اضافه یا کم شود؛ اما در حالت کلی این سند حاوی اطلاعات دقیقی از فروشنده، خریدار، کالاهای خریداری شده و نحوه تجارت آن ها می باشد و غالبا در زمینه تجارت های وارداتی کاربرد دارد.

تعریف Proforma Invoice در بازرگانی خارجی

هر آنچه که در جلسات مذاکره میان خریدار و فروشنده به عنوان توافق در نظر گرفته میشود، در پایان مذاکرات در قالب سند پیش فاکتور، از سمت فروشنده برای خریدار ارسال میگردد. این توافقات شامل قیمت، شرایط تحویل، زمان تحویل، شرایط پرداخت، توضیحات کامل محصولات و … میباشد که در پروفرما اینویس منعکس میگردد.
پیش فاکتور در تجارت بین الملل مبنای تدوین فرم ثبت سفارش کالا، گشایش اعتبار اسنادی (ال سی) و همچنین تنظیم قرارداد فروش میشود. بنابراین سند بسیار مهمی در بازرگانی خارجی میباشد. به بیان دیگر، پروفرم خروجی مذاکرات طرفین، و ورودی ثبت سفارش، اعتبار اسنادی و قرارداد فروش است.

تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟

اما تفاوت پروفرما اینویس و کامرشیال اینویس چیست؟ دقت کنید که ابتدا این پیش فاکتور یا PI است که منجر به امضای قرارداد فروش میگردد. سپس در زمانی که فروشنده بخواهد در قالب قرارداد فروش، بصورت رسمی از خریدار پول بگیرد، فاکتور فروش یا Commercial Invoice را صادر میکند. در خرید خارجی PI بصورت کلی و در یک نسخه صادر میشود. اما در پروسه حمل به دفعات که Partial Shipment نام دارد، همین تک نسخه پروفرما، در سه نسخه فاکتور یا Commercial Invoice حمل میشود. مثلا یک پروفرم شامل 10 هزار عدد کالا در سه نسخه فاکتور فروش 3 هزار عدد، 5 هزار عدد و 2 هزار عدد تقسیم و ارسال خواهد شد.

ضرورت گرفتن تخفیف قبل از صدور پیش فاکتور

مذاکره، چانه زنی، و گرفتن تخفیف باید تا قبل از مرحله دریافت پروفرما انجام شده باشد. اگر پیش فاکتور شامل تخفیف باشد، اصولا مشکل دارد. چون در بانک به عدد جمع قبل از تخفیف، یعنی عبارت Sub Total Amount کارمزد تعلق میگیرد و حتی ممکن است چنین پیش فاکتوری، از سمت بانک رد شود. زیرا بانک و گمرک احتمال تبانی فروشنده و خریدار را میدهند.

موارد مهم در پروفرما

اطلاعات فروشنده و خریدار Seller & Buyer Info
شماره و تاریخ پیش فاکتور Number & Date of Issue
توضیحات کامل محصولات Full Description of Goods In Details
تعداد، قیمت واحد و تعداد کل Quantity & Unit Price (U/P) & Total Amount
شرایط پرداخت Payment Terms
زمان تحویل Delivery Time
شرایط تحویل Delivery Terms
محل تحویل Relevant Location
مشخصات مارکینگ و شماره شناسایی وسیله حمل Shipping marks, Transport unit ID
شماره و نوع استاندارد کالا No. & Kind of Standard
مهلت 21 روزه تکمیل اسناد حمل توسط فروشنده در اعتبار اسنادی Document Presentation
مدت زمان اعتبار شرایط پیش فاکتور Validity of PI
بیمه Insurance
جمع وزنی، وزن خالص و وزن ناخالص Total, Net & Gross Weight
جمع حجمی و تعداد کانتینر و کامیون Total Volume & Quantity of Container & Truck
روش حمل (هوایی، دریایی، ریلی، جاده ای) Mode of Transportation
شرکت حمل (فورواردر) Freight Forwarder
هزینه های بازرسی Inspection Fees
کشور مبدا Country of Origin
لوازم یدکی Spare Parts
نوع و تعداد بسته بندی Kind & Number Of Package
مشخصات حساب بانکی فروشنده Seller Bank Account Info
هزینه های گواهی کردن Legalization & Banking Charges
اجازه انتقال از یک وسیله به وسیله دیگر Transshipment Allowed / Not Allowed
اجازه حمل به دفعات Partial Shipment Allowed / Not Allowed
ضمانت قراردادی Contractual Guarantee
آدرس، تلفن، فکس، ایمیل Address, Tel, Fax, E-mail