فاکتور تجاری چیست؟

فاکتور تجاری به سندی می گویند که شامل اطلاعاتی درباره کالا یا کالاهایی است که فروشنده به نام خریدار آن صادر می‌کند. این سند به عنوان سیاهه خرید نیز شناخته می‌شود و صورت حسابی است که به وسیله آن هزینه کالا به حساب خریدار منتقل می‌شود.
در بیشتر مواقع فروشنده (صادرکننده) فاکتور تجاری را به نام خریدار صادر می‌کند اما در بعضی موارد امکان دارد این فاکتور به نام نماینده بازرگانی خریدار یا واردکننده نیز صادر شود.

فاکتور تجاری شامل چه مواردی است؟

فاکتور تجاری یا سیاهه باید شامل موارد زیر باشد:
تاریخ
نام و نشانی خریدار و فروشنده
شماره سفارش یا قرارداد
مقدار و شرح کالا
قیمت واحد
شرح هر گونه هزینه اضافی توافق شده که در قیمت واحد لحاظ نشده است
ارزش کل کالا
وزن کالا
تعداد بسته‌ها
علائم و شماره‌های حمل
شرایط تحویل و پرداخت
جزئیات حمل

نکات مهم هنگام صدور سیاهه تجاری

در ترتیبات پرداخت قیمت بر اساس اعتبار اسنادی، سیاهه تجاری باید به نام متقاضی اعتبار تنظیم شود و مشخصات کالا در سیاهه باید با مشخصات کالای مزبور در اعتبار اسنادی دقیقاً مطابقت داشته باشد. همچنین مبلغ موجود در سیاهه نباید از رقم اعتبار بیشتر شده به نفع فروشنده تجاوز کند؛ در غیر این صورت بانک از قبول آن امتناع خواهد کرد.
قیمت اعلام شده در سیاهه تجاری باید با مبناهای توافق شده در قرارداد فروش مطابقت داشته باشد. بنابراین قیمت کالا می‌تواند بر اساس مبناهایی نظیر تحویل کالا روی کشتی FOB، تحویل کالا در کنار کشتی FAS، تحویل کالا روی کشتی با پرداخت کرایه و بیمه CIF، یا سایر مبناهای متداول در قراردادهای فروش بین‌المللی تعیین شود.
در برخی از سیاهه‌های تجاری (INVOICE)، فروشنده گواهی می‌دهد که قیمت مندرج در سیاهه تجاری (فاکتور) صحیح و درست است.
در بعضی موارد وارد کننده بر اساس مقررات کشور، نیازمند صدور گواهی و امضای سیاهه تجاری توسط اتاق بازرگانی کشور صادرکننده به عنوان یکی از نهادهای دخیل در صادرات است. علاوه بر آن، از فروشنده ‌خواسته می‌شود که کنسولگری کشور واردکننده نیز صحت امضا اتاق بازرگانی را تأیید کند. از نظر کاربردی، سیاهه تجاری در بازرگانی بین‌المللی علاوه بر اینکه باید به خریدار یا بانک ارسال شود، از نظر گمرک کشور واردکننده نیز در زمان ترخیص کالا از گمرک اهمیت دارد زمانی که سیاهه تجاری از نظر گمرک معتبر باشد، حقوق و عوارض گمرکی را بر اساس اطلاعات مندرج در آن از جمله قیمت کالا، دریافت خواهد کرد.

انواع فاکتور تجاری

فاکتور در حوزه مبادلات بین‌المللی می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد. به طور کلی، استاندارد سازمان ملل متحد انواع زیر را برای فاکتورها تعریف می‌کند:

پیش فاکتور (Proforma Invoice)

پیش فاکتور به عنوان یک سند برای اعلام قیمت و شرایط ارائه کالا یا خدمت به خریدار صادر می‌شود. این پیش فاکتور به خریدار اطلاعات لازم را می‌دهد تا او بتواند بر اساس آن تصمیم خرید را بگیرد. اطلاعات موجود در پیش فاکتور شامل مواردی مانند جزئیات کالا، قیمت، شرایط پرداخت و تحویل است.

فاکتور تجاری (Commercial Invoice)

فاکتور تجاری رایج‌ترین نوع فاکتور در تبادلات تجاری است. در این فاکتور، فروشنده مبلغ کالا یا خدمت را به خریدار اعلام می‌کند. این فاکتور شامل اطلاعاتی مانند جزئیات کالا، قیمت و شرایط پرداخت است. فاکتور تجاری به عنوان یک سند حسابداری نیز استفاده می‌شود.

فاکتور خود اظهاری (Self-Billing Invoice)

این نوع فاکتور توسط خریدار صادر می‌شود و در مواردی استفاده می‌شود که خریدار خدمت یا کالایی را مصرف کرده و اطلاعات فاکتور را به فروشنده اعلام می‌کند. همچنین این نوع فاکتور در مواردی که فروشنده کالا را در محل خریدار تهیه می‌کند و خریدار پس از برداشت از انبار اطلاعات آن را در فاکتور اعلام می‌کند، استفاده می‌شود. مبلغ فاکتور توسط فروشنده تأیید شده و توسط خریدار پرداخت می‌شود.

قبض اعتبار (Credit Note

در مواردی که خریدار مبلغی ازمحصولی را می‌پردازد یا مبلغی از فاکتور کسر می‌شود، قبض اعتبار صادر می‌شود. این قبض به مبلغ برابر یا کمتر از مبلغ فاکتور اصلی صادر می‌شود. فروشنده می‌تواند این مبلغ را به خریدار پرداخت کند یا در فاکتورهای بعدی تصویه نماید.

قبض بدهی (Debit Note

وقتی که مبلغ فاکتور به صورت کامل پرداخت نشود، قبض بدهی صادر می شود. قبض بدهی اطلاعات شبیه به فاکتور اصلی دارد و در واقع مبلغ باقیمانده فاکتور اصلی را اعلام می‌کند.